Igangsettelse av Hokas

Fra Cordel Kunnskapsdatabase
Gå til: navigasjon, søk

Innhold

Om tjenesten

Hokaslogo

Med Hokas-modulen påslått vil fakturaer og betalinger automatisk overføres til Hokas slik at de kan ta seg av betalingsoppfølgingen. For brukeren skal dette skje sømløst og automatisk. I det brukeren skriver ut en faktura vil fakturadataene også overføres til Hokas i bakgrunnen. I det brukeren har vært inne og registrert en betaling vil denne automatisk overføres til Hokas i bakgrunnen.

Fakturaer og betalinger som er overført til Hokas kan ikke slettes fordi det da vil bli mismatch, men må heller korrigeres med negative innbetalinger og kreditnotaer ved behov.

Når en faktura er overført til Hokas tar de seg så av videre oppfølging med purringer og påminnelser, men Hokas tar seg ikke av inkasso.

Igangsettelse

Task Scheduler - Generelt
Task Scheduler - Utløsere
Task Scheduler - Handlinger
Task Scheduler - Ny handling

Når vi setter i gang Hokas-modulen hos kunder er det et par punkter som er viktige å huske på.

  • Cordel oppdateres som beskrevet her.
  • Modulen må slås på :)
  • Oppsettet gjøres i Fakturering->Konfig->Standard Fakturaopplysninger->Hokas
  • Angi oppgitt kreditor-id, account-id og account-key. Disse skal ha blitt opplyst fra Hokas.
  • Angi oppstartsdato. Som regel dagens dato, men kan også settes bakover i tid. Fakturaer og betalinger fra før denne dato blir ikke overført til Hokas.
  • Overfør åpne poster. Dette skal bare gjøres for kunder som ikke har kundeforhold med Hokas fra før.
  • Endringer som skal gjøres på utskriftsdefinisjoner er: (Dette er ønsket av Hokas, men må være opp til kunden)
  • Opprett ny gruppe på heading/bunntekst avslutning siste side før evt giro o.l.
  • Opprett grafikkgruppe og legg inn hokas-logo. Logoen finner du øverst på denne siden.
  • Opprett tekstgruppe og legg inn teksten "Denne faktura innkreves i samarbeid med Hokas Credit AS. Ved betaling etter forfall påløper renter og gebyr i henhold til aktuell rente- og inkassolovgivning."
  • Flytt bunnmarg siste side slik at den nå tar hensyn til den nye gruppen.
  • Hokas vil gjerne ha en åpen post-liste for å se at man er ajour.
  • For eksisterende Hokas-kunder må det meldes fra til Hokas at disse nå er satt i gang med Cordel og ikke lenger skal ha OCR-innlesing fra Nets.
  • Hokas må også få beskjed om alle kunder som settes i gang slik at de kan åpne for direkte innlogging med hash. (Ctrl+H/knapp på fakturaer og kunder)
  • Sett factoring på alle kunder til "ja". Dette kan settes til "nei" for de kundene som ikke skal behandles via Hokas. Denne operasjonen gjøres enklest via "juster"-funksjonen i kundeoversikten.
  • Automatisk overføring av åpne poster (Reconciliation Audit) settes opp som en scheduled task (se bilder til høyre for eksempel):
  • Aktiver Reconciliation Audit for kunden på Hokas sine websider
  • Gå til oppgaveplanlegging i Windows (Scheduled tasks)
  • Opprett ny periodisk jobb, med frekvens minst daglig.
  • Angi cordel (skw.exe) som program som skal kjøres, og angi parameterne /autoreport=102 /epost="sdfsdsf@sdsdfs.no"
  • Husk å få med "start i"-mappe (cordel-mappen)

Synkronisering

Hver gang en faktura eller innbetaling registreres i Cordel kommuniseres denne også til Hokas. Til tider kan denne kommunikasjonen falle ut, f.eks. hvis Internetforbindelsen er nede. I slike tilfeller vil Cordel mellomlagre alle meldinger som ikke blir overført. Ved en senere anledning blir disse meldingene så behandlet. Hver gang kommunikasjon mot Hokas åpnes, sjekkes det derfor også om det ligger meldinger i køen som ikke er overført, og disse overføres i så fall.

Renteberegning

En del av betalingsoppfølgingen fra Hokas er å ta seg av renteberegningen på forfalte krav. Disse renteberegningene må også kommuniseres med Cordel slik at reskontroen i de to systemene er identiske. Renteberegningene hentes over fra Hokas til Cordel som en del av Reconciliation Audit. Slike renteberegninger fra Hokas genererer rentenotaer i Cordel, og disse kobles i tur mot fakturaen renteberegningen hører sammen med. Restansen fra rentenotaen flyttes dermed over til fakturaen. Dette tas også hensyn til ved eventuell betaling av rentenotaen.

Fordi rentenotaene genereres automatisk, blir de også bokført automatisk. Det sendes så en liste med opprettede rentenotaer til angitt epostadresse. Denne adressen angis som oppstartsparameter /epost. Om parameteren mangler vil listen ikke bli sendt.

Tips og triks og lure ting

  • En faktura eller betaling som er overført til Hokas kan ikke slettes.
  • Om noe går skeis så en faktura eller betaling må overføres på nytt så kan du trykke CTRL+H for å tvinge gjennom en overføring.
  • Om noe går galt og en faktura eller betaling må fjernes fra Cordel så kan du trykke CTRL+J for å fjerne slettesperren.
  • Det finnes Hokas-knapp på fakturaer og på kunder for direkte oppslag på websiden til Hokas.
  • Hokas har litt behandlingstid på overførsler, så det kan ta en del tid før fakturaer og betalinger dukker opp på websiden.
  • Hokas beregner renter og det opprettes automatisk rentenotaer i Cordel.
  • Ved innhenting av rentenotaer i Reconcliation Audit sendes det automatisk en liste med opprettede rentenotaer til angitt epostadresse. Enkelte servere (f.eks. Exchange) advarer mot dette, noe som gjør at prosessen stopper opp. Advarselen kan skrus av som beskrevet her.
  • Oppstår det rare feil så bør logging settes til "Debug", slik at vi har noe å gå på. Dette gjøres som beskrevet her.