EFaktura

Fra Cordel Kunnskapsdatabase
Gå til: navigasjon, søk

Fra Cordel versjon 1.5B er det utarbeidet nye funksjoner for å generere og sende alle typer utgående fakturaer elektronisk. Denne funksjonen skal imøtekomme kravet fra offentlige etater om elektronisk fakturering og økt bruk av eHandel generelt. Andre bedrifter vil etter hvert følge opp med de samme...

For Cordel-brukeren vil denne funksjonen gi gevinster i form av at fakturablanketter, konvolutter og porto bortfaller. Det samme gjelder arbeid med håndtering og postlegging av papirfakturaer. Mottaker av eFaktura vil få de samme besparelsene når det gjelder håndtering, samt at en eFaktura også kan viderebehandles på linjenivå dersom det administrative systemet inneholder slike funksjoner. Forutsetningene for å håndtere en eFaktura er at mottaker også har funksjoner i sin administrative dataløsning som kan lese og tolke eFakturaer.

En eFaktura produseres i et definert XML-format og sendes til en elektronisk adresse, da enten en egen FTP-server eller en felles mottakssentral, et aksesspunkt.

eFaktura finnes i flere formater, bl.a. E2B og EHF. I Cordel har vi valgt å gå for EHF som hovedformat. Dette er formatet som også det offentlige har valgt. Du kan lese mer om formatet på http://anskaffelser.no/e-handel/faktura

Innhold

Produksjon av eFaktura

eFakturaer produseres ganske enkelt ved å aktivere utskrift av en faktura der fakturaens kunde har valg om eFakturaproduksjon. Ved aktivering av utskrift vil fakturaer automatisk fordeles til skriver, e-post og eFakturaer, alt avhengig av innstillingene som gjøres på kunden og på utskriftsdefinisjonen.

Vedlegg

Når eFakturaen produseres vil det tas en pdf-utskrift av fakturaen i henhold til utskriftsdefinisjonen som brukes. Denne pdf-en vil så bli bakt inn i eFaktura-filen som en integrert del. Vedlegg kan ikke legges til i eFakturaen etter at denne er produsert, men må legges til som en del av utskriftsprosessen.

Aksesspunkt

Den enkleste måten å formidle en eFaktura på er å sette opp en avtale med et aksesspunkt. Når dette er på plass kan alle eFakturaer sendes til aksesspunktet, og så er det aksesspunktet som formidler til mottaker.

Når avtale med aksesspunkt foreligger kan opplysningene legges inn i Cordel ved å gå til Fakturaer->Konfig->eFaktura og fylle ut skjemaet.

Konfigurering av utgående eFakturaer

Mer om konfigureringen av aksesspunkt finner du her.

Forutsetninger

  • Produksjon av eFaktura fordrer at modulen "Utgående eFaktura" er aktivert.
  • Fakturakunden må ha organisasjonsnummer registrert.
  • Fakturakunden må faktisk kunne motta og behandle eFaktura. Dette kan sjekkes manuelt eller slås opp i ELMA, men det vil også bli gjort et automatisk oppslag når en kunde får registrert org.nr. For eksisterende kunder finnes det en knapp sammen med efakturaoppsettet som løper gjennom alle kunder og sjekker org.nr i ELMA.
  • Fakturakunden må ha valg om Ingen eFaktura/Aksesspunkt/Kundens FTP/Manuell Behandling. Disse medfører:
  1. Ingen eFaktura produseres, fakturautskriften går til utskrift som vanlig.
  2. eFaktura produseres og sendes til aksesspunkt for videre behandling.
  3. eFaktura produseres og sendes til kundens ftp-server som angitt på kunden.
  4. eFaktura produseres og legges i mappen "eFaktura" i Cordel-mappen.
  • Fakturaens "kundens referanse" må være angitt.
  • Fakturaens leveringsdato må være angitt.
  • Fakturaens forfallsdato må være angitt. Kreditnotaer har ikke synlig felt for forfallsdato. Cordel fyller denne ut automatisk ved sending av kreditnota på EHF