Autofakt får feil ordre eller bestillingsnummer

Fra Cordel Kunnskapsdatabase
Gå til: navigasjon, søk

Bakgrunn

Enkelte ganger kan du oppleve at autofakter lest inn i Cordel har feil ordre- eller bestillingsnummer. Denne artikkelen forklarer litt om hvorfor dette kan skje.

Årsaker

Cordel leser i utgangspunktet dette rett i fra tilordnede felter i autofakten. De mest brukte formatene har egne felt for både ordre- og bestillingsnummer. Ved import av noen eldre formater som ikke har slike felt (som for eksempel EFO/NELFO 2.1), forsøker Cordel å hente ut denne informasjonen ved å analysere innholdet i referansefelt. Dersom et slikt format er blitt brukt i autofakten, kan det bli tilfeller hvor Cordel ikke klarer å hente riktige nummer.

Siden Cordel normalt leser ordre- og bestillingsnummer rett fra autofakten, ligger vanligvis feilen her. Leverandøren må passe på å få med denne informasjonen i filen, men dette svikter av og til. Dersom bestillingen er manuelt opprettet hos leverandøren, kan det skje at numrene ikke blir registrert eller registrert i feil felt. Den som bestiller varene må også passe på å få med denne informasjonen.

Et problem som ofte går igjen, er at ordre- og bestillingsnummer har blitt byttet om (i autofakt-filen). Cordel gjør i utgangspunktet ingenting for å korrigere dette, men unntaket fra denne regelen er autofakter fra Ahlsell. I dette tilfellet gjør faktisk Cordel et forsøk på å sjekke om numrene stemmer, og bytter om på dem om nødvendig.

Dersom autofakten inneholder et bestillingsnummer, vil Cordel forsøke å hente ordrenummeret i fra bestillingen fremfor det som står i autofakten.

Løsninger

Pass på at elektroniske bestillinger blir sendt i fra Cordel i samme format som du mottar autofakter i. Dette er ofte et krav fra leverandørene for at numrene fra bestillingen skal blir med i autofakten. Det mest brukte formatet er EFO/NELFO 4.0. Du kan se hvilket format autofakten er i ved å åpne den i autofaktregisteret. Formatet står øverst i skjermbildet.

Ved manuelle bestillinger må bestiller passe på å oppgi riktige nummer, men siden bestillingen blir manuelt behandlet, er det alltid en mulighet for menneskelige feil. Elektronisk bestilling er derfor å foretrekke.